Упростите работу со звонками вместе с виртуальной АТС от Ростелекома 👇🏻
Во многих компаниях сотрудники работают далеко друг от друга, а телефония по-прежнему привязана к отдельным офисам. Из-за этого даже обычные рабочие вопросы требуют лишних действий: то нужно искать номер коллеги, то просить клиента перезвонить в другой филиал.
Общая телефонная система помогает упростить такую работу. Расскажем, как объединить команду с помощью виртуальной АТС от Ростелекома.
Шаг 1. Объедините номера компании в одной системе
У филиала может быть свой городской номер, у службы поддержки — отдельная линия, а в федеральной рекламе — номер 8 800. Все эти контакты можно использовать в общей системе, сохранив за каждым его задачу.
К виртуальной АТС от Ростелекома как раз можно подключить городские номера разных регионов и 8 800. Например, клиенты казанского филиала будут звонить на местный номер, а покупатели из других городов — на общий. Управлять обработкой этих вызовов администратор сможет через один личный кабинет.
Если компания уже пользуется SIP-номером другого оператора, для его подключения предусмотрена опция «Внешний SIP-номер». Она позволяет использовать такой номер вместе с новой АТС. Условия сохранения остальных действующих номеров зависят от способа подключения — их нужно уточнить перед переходом.
Шаг 2. Направляйте звонки тем, кто решит вопрос
Клиенту не обязательно знать, в каком городе находится нужный специалист. Заказ может принимать общая команда продаж, а вопрос о выдаче товара — решать конкретный филиал. Телефония должна направлять обращения с учетом этого разделения.
В личном кабинете виртуальной АТС от Ростелекома можно настроить голосовое меню, распределение вызовов и переадресацию. Например, пункт «Оформить заказ» направит звонок менеджерам по продажам, а «Узнать о получении» — сотрудникам нужного подразделения. Если специалист не ответит, вызов можно перенаправить коллеге, в том числе в другом офисе.
Эти возможности доступны во всех тарифах. А для команды с большим потоком обращений предусмотрен контакт-центр с очередью и порядком дозвона до сотрудников. Он включен в тарифы «Для контроля», «Для аналитики» и «Для кол-центра», а к базовому подключается отдельно.
Шаг 3. Подключите тех, кто работает вне офиса
Сотрудникам на удаленке и на выездах нужны разные способы подключения к общей телефонии. Если человек весь день работает за ноутбуком, ему удобно отвечать через гарнитуру. А специалисту, который ездит к клиентам, важно принимать рабочие звонки на мобильном.
Виртуальная АТС от Ростелекома поддерживает оба варианта, а также IP-телефоны. Поэтому для команды можно подобрать разные устройства и подключить их к одной системе. Сотрудник сможет пользоваться корпоративной связью со своего рабочего места, даже если оно находится далеко от офиса.
Для включения мобильных номеров в общую сеть есть технология FMC. Она объединяет мобильную и фиксированную связь: выездной специалист может бесплатно звонить коллегам по коротким внутренним номерам, а сведения о его вызовах попадают в единую статистику. Руководителю не придется отдельно собирать данные о звонках этой части команды.
Шаг 4. Упростите связь между подразделениями
Во время работы с заказом менеджеру может понадобиться помощь другого подразделения — например, уточнить у склада в другом городе срок отгрузки. Если известен только общий телефон филиала, придется сначала объяснить, кого он ищет, и дождаться соединения.
Виртуальная АТС от Ростелекома позволяет присвоить сотрудникам короткие внутренние номера. Менеджер сможет набрать номер коллеги со склада напрямую, даже если тот работает в другом городе. Эта возможность входит во все тарифы.
Шаг 5. Сохраните общую историю общения с клиентом
С одним клиентом могут работать сотрудники разных офисов. Чтобы при смене менеджера не приходилось заново уточнять детали заказа, историю общения стоит хранить в общей CRM. Тогда коллеге будет проще включиться в разговор, даже если раньше он не общался с этим покупателем.
У виртуальной АТС от Ростелекома есть готовые интеграции с amoCRM и Битрикс24. При звонке с известного номера открывается карточка клиента — сотрудник может сразу посмотреть предыдущие обращения. Если номера еще нет в базе, создается новая карточка.
Интеграция со SberCRM сохраняет сведения о входящих, исходящих и пропущенных вызовах с датой, временем и длительностью. Перезвонить можно прямо из карточки контакта, сделки или компании, без ручного набора номера.
Еще в карточке сохраняются сведения о звонках, но для продолжения работы коллеге важно знать и результат беседы. Поэтому менеджер может добавить там короткую заметку — например, какой вариант заказа выбрал клиент и когда ему обещали прислать расчет. Тогда сотрудник другого офиса сможет выполнить договоренность, не выясняя подробности заново.
Шаг 6. Соберите отчетность по всей команде
Когда филиалы пользуются разными системами, руководителю приходится запрашивать отчеты отдельно. Звонки мобильных сотрудников могут вообще оставаться за пределами этой картины. В результате трудно понять, как распределена нагрузка и где обращения остаются без ответа.
В личном кабинете виртуальной АТС от Ростелекома доступна статистика по количеству и длительности разговоров, а также числу пропущенных вызовов. В тарифах «Для аналитики» и «Для кол-центра» есть дашборды с показателями звонков и работы сотрудников.
Например, рост числа пропущенных — повод посмотреть, как распределяются обращения и хватает ли людей на линии. А если у сотрудника необычно долгие разговоры, запись поможет разобраться: он решает сложные вопросы или ему нужна помощь. Запись можно подключать для выбранных пользователей; она предусмотрена в трех тарифах, кроме «Для звонков».
Попробуйте общую телефонию на своих задачах
Филиалам не обязательно отказываться от собственных номеров, а сотрудникам — работать из одного офиса. Виртуальная АТС объединяет их в общую систему, чтобы компании было проще управлять связью и отслеживать обработку звонков.
Сервис от Ростелекома можно протестировать бесплатно в течение 14 дней. Он подключается через интернет — без покупки отдельной АТС и прокладки телефонных проводов. На тесте доступны все функции: подключите коллег, которые работают в разных условиях, и попробуйте вместе обработать обращения клиентов. Так будет проще понять, насколько удобно команде пользоваться системой.
Листайте дальше, чтобы узнать больше о сервисе и обсудить подключение с экспертом Ростелекома.