Как заметить, что телефония мешает росту бизнеса, и что поможет изменить ситуацию
Звонки поступают, сотрудники отвечают клиентам — на первый взгляд, все в порядке. Но по мере роста компании привычная схема связи усложняется, а на ее настройку и управление уходит все больше времени.
Разберем шесть признаков, что телефонию пора пересмотреть, и покажем, с какими задачами помогает справиться виртуальная АТС для бизнеса от Ростелекома.
Признак 1. Одно и то же изменение приходится вносить в нескольких местах
Пока у компании один офис, управлять телефонией сравнительно просто. Но если бизнес растет и открываются новые филиалы, со временем в настройках становится все сложнее разобраться.
Допустим, компания объединила два отдела продаж. Теперь нужно обновить распределение звонков во всех офисах. Если у площадок разные системы и администраторы, придется отправить каждому заявку, дождаться выполнения и проверить, что нигде не осталось прежних правил.
Упростить эту работу помогает единый кабинет управления: администратор может вносить изменения для всех подразделений, не переключаясь между отдельными системами.
Например, виртуальная АТС от Ростелекома объединила 170 номеров «Своего Банка» в Москве и Саратове. Через личный кабинет администраторы добавляют пользователей, настраивают переадресацию и распределение звонков. Клиенты обращаются на общий номер 8 800, а вызовы поступают свободным специалистам.
Признак 2. Простые настройки подолгу ждут своей очереди
Добавить сотрудника или изменить голосовое меню — обычные рабочие задачи. Но в некоторых компаниях даже для них нужно составить заявку в IT, дождаться подрядчика и согласовать время работ. Пока настройка не изменена, сотрудники обходят ее вручную: переводят звонки по памяти или просят клиентов набрать другой номер.
Здесь полезно выяснить, какие операции администратор компании сможет выполнить самостоятельно. К примеру, в личном кабинете виртуальной АТС от Ростелекома администратор может редактировать пользователей и голосовое меню, настраивать маршрутизацию. Правила легко приостанавливать, удалять и менять их приоритет.
Признак 3. Для каждого нового подразделения связь строят заново
Открытие филиала неизбежно требует подготовки. Но если вместе с ним нужно каждый раз закупать отдельную АТС, искать подрядчика и заново связывать офис с остальными подразделениями, расширение становится сложнее и дороже.
Виртуальная АТС от Ростелекома позволяет подключать сотрудников нового филиала к общей телефонной системе компании. Например, для филиала можно подобрать местный городской номер, а сотрудников включить в общую сеть с короткими внутренними номерами. Звонки между коллегами внутри компании будут бесплатными.
Принимать звонки можно на IP-телефоны, компьютеры и мобильные телефоны. Отдельная телефонная станция в каждом офисе не требуется: остается подготовить подходящие устройства, обеспечить подключение к интернету и настроить распределение вызовов.
Признак 4. Во всей схеме разбирается только один специалист
Почему звонок сначала поступает секретарю? Зачем для одного отдела сделали исключение? Какое правило осталось после прошлой реорганизации? Если ответы знает только человек, который все настраивал, его отпуск или увольнение осложнит даже небольшое изменение.
Чтобы передать управление коллеге, ему нужно показать, как устроена обработка звонков. В личном кабинете виртуальной АТС от Ростелекома можно посмотреть маршруты и приоритеты правил, а видеоинструкции помогут освоить основные настройки.
Признак 5. Данные о проблеме приходится собирать по частям
Допустим, клиент пожаловался, что не смог дозвониться. Чтобы разобраться, нужно выяснить, когда он звонил, куда поступил вызов и кто должен был ответить. Если у каждого филиала своя система, приходится запрашивать выгрузки и сопоставлять сведения вручную. Пока идет разбор, ситуация может повториться.
Виртуальная АТС от Ростелекома собирает сведения о вызовах в общем журнале. Журнал и мониторинг доступны во всех тарифах, а в «Для аналитики» и «Для колл-центра» есть дашборды с показателями звонков и работы сотрудников.
Эти данные как раз помогут сузить поиск причины. Например, если пропущенных становится больше в часы высокой нагрузки, стоит проверить, хватает ли сотрудников на линии. А если жалобы связаны с одним отделом — посмотреть, как к нему направляются вызовы.
Признак 6. Расширение бизнеса требует переделки связи
Через полгода компания планирует открыть два филиала и расширить отдел продаж. Но пока непонятно, получится ли подключить новых сотрудников к действующей системе или придется менять оборудование. Без этого трудно оценить бюджет и сроки запуска.
Виртуальная АТС от Ростелекома позволяет принимать до 100 звонков одновременно. Чтобы рассчитать расширение, важно знать, сколько сотрудников будет пользоваться связью и сколько разговоров может идти в пиковые часы.
Если нашли у своей компании один или сразу несколько признаков, стоит оценить, сколько времени и сил вы тратите на обслуживание связи. Особенно если с каждым новым отделом или филиалом этих задач становится больше.
Виртуальную АТС от Ростелекома можно протестировать бесплатно в течение 14 дней. На тесте доступны все функции — можно попробовать изменить настройки, подключить сотрудников и посмотреть отчетность на привычных рабочих задачах.
Сервис подключается через интернет: покупать отдельную АТС и прокладывать телефонные провода не нужно.
Листайте дальше, чтобы узнать больше о виртуальной АТС от Ростелекома, обсудить задачи с экспертом и подключить бесплатный тест на 14 дней.